Masters XV : back-office des invités, des sponsors et des parties de golf

Le Masters XV, « tournoi des légendes Midi Olympique », s'est tenu le 14 octobre 2026 au golf de Palmola. Il réunissait d'anciens joueurs de rugby, des entreprises partenaires et leurs invités. L'organisation était assurée par CTA Events, avec Midi Olympique.

Le site du tournoi, bilingue français-anglais, a été réalisé par Clickzou, la maison mère d'Agent Métier IA. Cette étude porte sur le logiciel qui l'accompagne : le back-office dans lequel les organisateurs ont géré les invités, les sponsors et la composition des parties. C'est un cas typique de logiciel métier sur mesure et de back-office construit pour une équipe qui travaillait jusque-là dans un tableur.

Un tournoi de ce type se prépare dans le mouvement. La liste des invités bouge chaque jour : confirmations, désistements, remplaçants. Chaque sponsor invite ses propres joueurs et veut savoir où en sont ses invités. Il faut composer des parties en mêlant golfeurs et anciens joueurs de rugby. Et plusieurs organisateurs travaillent en même temps sur la même liste.

Au départ, cette liste vivait dans une feuille Google partagée. Une feuille fonctionne tant qu'une seule personne la tient. Quand plusieurs organisateurs la modifient, qu'il faut suivre l'origine de chaque invité et placer chacun dans une partie, il devient difficile de savoir qui a confirmé, qui invite qui et quelle version de la liste fait foi.

Il fallait donc un outil unique, partagé, qui reprenne la feuille existante sans ressaisie et qui relie automatiquement chaque invité à son sponsor.

Le back-office réunit en un seul endroit tout ce que les organisateurs suivaient jusque-là à la main :

Entre le 17 septembre et le 12 octobre 2026, 73 invités ont été gérés dans le back-office : 50 confirmés, 19 annulés et 4 encore au statut « nouveau » à la veille du tournoi.

70 d'entre eux ont été ajoutés par les organisateurs, dont 61 en trois imports groupés depuis la feuille Google, les 6, 8 et 9 octobre. 3 se sont inscrits par le formulaire public. 4 invités sont arrivés par le lien ou le QR code d'un sponsor.

Les profils se répartissent ainsi : 30 golfeurs, 29 joueurs de rugby et 14 profils non renseignés. Cette répartition équilibrée est précisément ce qui rend la composition des parties délicate : il faut mêler les deux publics dans chaque équipe, en tenant compte des confirmations de dernière minute.

Au 12 octobre, 15 parties étaient composées, réunissant 51 invités. Le back-office suivait 16 sponsors, dont 10 confirmés, et 16 jeux de cartes d'invitation personnalisées avaient été générés, un par sponsor.

Une seule liste, à jour pour tout le monde. Les organisateurs ne s'échangent plus des versions de fichier : chacun voit les mêmes statuts au même moment, et l'import groupé a permis de basculer la feuille existante sans ressaisie.

Le lien entre sponsors et invités est automatique. La page et le QR code propres à chaque sponsor rattachent l'invité au bon partenaire dès son inscription, et les cartes personnalisées sont produites pour tous les sponsors à partir d'un même gabarit, au lieu d'être montées une par une.

La composition des parties se fait dans le même outil que la liste des invités : statut, profil et équipe se lisent sur la même ligne. C'est ce qui distingue un back-office sur mesure d'un tableur partagé : chaque information a sa place, et tout le monde lit la même.

Les chiffres décrivent l'organisation, pas la journée elle-même. Le statut « confirmé » n'est pas une présence : nous ne savons pas combien de joueurs étaient réellement là le 14 octobre, ni si le tableau de bord a servi le jour même.

Le temps gagné par les organisateurs n'a pas été mesuré. Pour l'estimer, il faudrait comparer le temps passé sur la liste et les parties avec celui d'une organisation entièrement gérée sur feuille partagée.

La version anglaise n'a pas encore trouvé son public : les 73 invités sont tous enregistrés en français. Elle reste disponible pour une édition plus internationale.

Le montant des parrainages n'apparaît pas ici : il est traité en dehors du back-office, directement entre l'organisateur et ses partenaires.

Si une nouvelle édition est organisée, la base, les gabarits d'invitation et le tableau de bord sont réutilisables tels quels : il suffira de repartir d'une liste vide et de la liste des sponsors de l'année.