SOP Events : préparer une réponse à un appel d'offres événementiel

Pour répondre à un appel d'offres de séminaire, l'équipe doit retrouver dans plusieurs documents les livrables demandés, les contraintes de lieu, les critères de notation et les pièces à remettre.

Nous avons installé un agent IA dédié aux appels d'offres. Il croise règlement, cahier des charges et annexes, puis produit une grille des exigences avec leurs références, une liste des pièces manquantes et une trame de mémoire organisée selon les critères du dossier.

Quand le cahier des charges impose un accueil accessible et un plan de transport, l'agent cite les passages concernés et ouvre deux sections dans le mémoire. Il signale le lieu, les capacités et les tarifs à confirmer.

Le chef de projet choisit les références, valide les engagements et les prix, puis dépose le dossier.

Sur des consultations déjà traitées, nous comparons le temps jusqu'au premier jet révisable et le nombre d'exigences oubliées après relecture de la grille.

Nous avons commencé par des appels d'offres de séminaire et un jeu de références autorisées. Les dossiers et les corrections de cette première période sont conservés pour comparer les versions.